Xây dựng văn hóa thống nhất cho đội nhóm làm việc từ xa với 5 bước đơn giản

Văn hóa là yếu tố sống còn của doanh nghiệp nếu muốn chạy đà phát triển. Vậy làm sao để nhà quản lý có thể xây dựng chúng cho đội nhóm/ nhân viên làm việc từ xa?

Base Resources - Sự phát triển của công nghệ đã và đang thay đổi đời sống của con người một cách đầy màu nhiệm. Với công nghệ, giờ đây, thay vì phải lên công ty và dán mặt vào màn hình máy tính 8 tiếng/ ngày, nhân viên giờ đã có thể làm việc từ xa với những công cụ hỗ trợ trực tuyến.

Trong một nghiên cứu bởi Nicholas Bloom và James Liang, so sánh các nhân viên làm việc tại nhà với các nhân viên làm việc tại văn phòng thì những người làm việc tại nhà hạnh phúc hơn, ít có khả năng nghỉ việc hơn và năng suất làm việc cao hơn. Không chỉ có vậy, theo kết quả nghiên cứu ước tính các doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa sẽ tiết kiệm được $2,500 (tương đương ~60 triệu VNĐ) chi phí trang thiết bị và nội thất tại văn phòng cho mỗi nhân viên hàng năm.

Lợi ích của chính sách làm việc từ xa mang lại là vô cùng to lớn, tuy nhiên, chúng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro đối với doanh nghiệp. Và một trong số đó là vấn đề những nhân viên làm việc từ xa thường không thấm nhuần giá trị cốt lõi và thống nhất văn hóa doanh nghiệp như những cá nhân còn lại.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách để xây dựng và truyền tải văn hóa trong doanh nghiệp với nhiều đội nhóm, chi nhánh làm việc từ xa.

1. Tuyển dụng cá nhân phù hợp

Để xây dựng một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, yếu tố con người luôn phải được đặt lên hàng đầu. Bởi vậy, việc tuyển dụng những nhân viên làm việc từ xa cần phải được cân nhắc hết sức kĩ lưỡng, khi họ là những cá nhân không thường xuyên trực tiếp làm việc trong môi trường doanh nghiệp truyền thống.

Tùy thuộc vào vị trí và quy mô, mỗi doanh nghiệp lại có những đòi hỏi khác nhau khi tuyển dụng những nhân viên làm việc từ xa. Nhưng 2 yêu cầu kiên quyết mà những nhân viên này buộc phải có để làm việc hiệu quả, cũng như góp phần xây dựng văn hóa công ty là: kỹ năng tự tạo động lực làm việc cho bản thân và giải quyết vấn đề.

Để xây dựng văn hóa thống nhất cho đội nhóm làm việc từ xa, việc tuyển dụng ứng viên hợp lý và vô cùng cần thiết

Lý giải cho điều này, nhiều nhà quản trị nhân sự chia sẻ: Bản chất của những việc làm từ xa là mỗi nhân viên sẽ dành phần lớn thời gian để tự mình giải quyết các khó khăn gặp phải. Nếu một cá nhân không có khả năng tự tạo động lực và giải quyết vấn đề, họ sẽ dần cảm thấy chán nản, xa rời với hoạt động, văn hóa công ty và cuối cùng là nghỉ việc. Ngược lại, bạn hoàn toàn có thể yên tâm giao phó công việc cho những cá nhân sở hữu phẩm chất phù hợp và tin tưởng vào những bước tiến xa hơn của họ trong doanh nghiệp.

2. Không thể bỏ qua Onboarding

Trái ngược với những nhân viên truyền thống, đội ngũ nhân lực làm việc từ xa thường không có nhiều thời gian để được đào tạo onboarding, gặp gỡ và kết nối văn hóa với những đồng nghiệp trong công ty. Bởi vậy các nhà quản trị cần phải nghĩ ra một hình thức mới để truyền tải những giá trị cốt lõi cho nhân viên nhanh chóng, hiệu quả.

Onboarding là chu trình không thể thiếu để truyền tải văn hóa tới mỗi nhân viên làm việc từ xa

Giải pháp đang được nhiều công ty lựa chọn là biên soạn những bộ tài liệu đào tạo (chủ yếu dưới dạng video) và bài kiểm tra trực tuyến. Qua hình thức này, doanh nghiệp vừa có thể tạo cảm giác cá nhân hóa cho bài học của nhân viên, giúp họ dễ dàng tiếp thu những thông điệp cần thiết mà ban lãnh đạo muốn nhắn nhủ, đồng thời, tiết kiệm chi phí giảng dạy trong dài hạn.

Cũng trong quá trình này, hãy cố gắng giới thiệu, hoặc tạo môi trường thoải mái nhất để những nhân viên làm việc từ xa có thể làm quen được với những nhân viên truyền thống. Bằng việc tương tác với những nhân viên đã thấu hiểu văn hóa doanh nghiệp, họ sẽ có cảm giác được chào đón và dễ dàng tiếp nhận những giá trị cốt lõi bạn đưa ra hơn.

3. Chú trọng vào phương diện giao tiếp, cộng tác

Sau khi đã truyền tải được những giá trị cốt lõi qua bước onboarding, đã đến lúc bạn cần chú tâm vào vấn đề kiểm soát việc thực hành hóa văn hóa với những nhân viên/ đội nhóm làm việc từ xa. Giao tiếp, cộng tác, không gì khác chính là yếu tố đầu tiên mà mọi nhà quản trị cần phải chú tâm đánh giá và cải thiện.

Với sự giúp sức của công nghệ, đại diện là những ứng dụng chat như Slack hay Base Message được tích hợp sẵn trên Wework, nhà quản lý và những nhân viên/ đội nhóm làm việc từ xa hoàn toàn có thể liên lạc, kết nối nhanh chóng theo thời gian thực. Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý đến tính rõ ràng trong giao tiếp khi sử dụng những phần mềm này. Việc làm dụng từ ngữ “lóng” hay các biểu tượng emoji trên trình chat có thể khiến một thông điệp trở nên khó hiểu, gây ra nhầm lẫn.

Giao diện trao đổi và cộng tác trên phần mềm Wework

Lấy ví dụ, khi cấp trên giao một công việc vào trong hòm tin nhắn của chung cả nhóm, sau một ngày, người A liền trả lời tin nhắn đó với một biểu tượng “thumbs up” (giơ ngón tay cái) (?)

Biểu tượng này chính xác mang ý nghĩa gì? Có phải người A đã hoàn thành công việc, hay anh ấy mới chỉ xác nhận sẽ làm nhiệm vụ đó thôi? Người cấp trên, khi không thể diễn giải chính xác ý nghĩa của nó, sẽ lãng phí thêm thời gian để đặt lại câu hỏi cho nhân viên A. Bởi vậy, trong giao tiếp thuần túy liên quan đến công việc, hãy khuyến cáo nhân viên sử dụng ngôn ngữ phổ thông và diễn đạt chúng sao cho dễ hiểu nhất.

Một phương tiện hiệu quả khác giúp các đội nhóm làm việc từ xa cộng tác và trao đổi là video call. Các nhà quản lý hoàn toàn có thể tiến hành những cuộc họp tập thể hay họp 1 - 1 tùy theo nhu cầu của mình. Chúng khiến việc giao tiếp trở nên có hồn hơn nhờ khả năng nắm bắt được cảm xúc trên gương mặt người tham gia, đồng thời đảm bảo tính tập trung và độ hiệu quả của cuộc họp.

4. Ghi nhận thành tích của nhân viên

Nếu nhân viên truyền thống thường có những hình thức khen thưởng cụ thể bằng giấy chứng nhận hay hiện vật cụ thể, thì số người làm việc từ xa lại không nhận được ưu đãi này. Bởi vậy, muốn nhấn mạnh văn hóa tôn trọng và bình đẳng giữa mỗi cá nhân, doanh nghiệp phải có những hình thức ghi nhận riêng đối với họ.

Hình thức phổ biến nhất hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng là tạo các bài đăng khen thưởng công khai với những cá nhân có thể hiện xuất sắc. Bạn có thể tận dụng email hay chuyên nghiệp hơn là sử dụng mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp, đơn cử như Base Inside, để tạo một bài viết ghi nhận thành tích và gửi tới toàn thể nhân viên trong công ty theo thời gian thực. Những người khác có quyền tương tác (yêu thích, bình luận) ngay dưới bài đăng nhằm lan tỏa niềm vui và động lực cho cả hai bên.

Giao diện khen thưởng thành tích trên Base Inside

Điều này giúp cho nhân viên cảm thấy có giá trị và được tôn trọng, đồng thời khuyến khích nhân mỗi cá nhân chia sẻ những quan điểm tích cực của mình cho người khác.

5. Chăm lo sức khỏe cho nhân viên/ đội nhóm làm việc từ xa

Một nhầm tưởng tai hại của các nhà quản lý với các nhân viên/ đội nhóm làm việc từ xa là: họ có dư thừa thời gian để cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nhưng sự thật lại trái ngược hoàn toàn với những quan niệm này.

Rất nhiều nhân viên cảm thấy việc được hoạt động tại gia/ không phải đến văn phòng của mình đã là một đặc quyền, cho nên họ rất xấu hổ nếu buộc phải nghỉ phép. Cụ thể, trong nhóm nhân viên này, có đến hơn 55% nghỉ ít hơn 15 ngày/ năm.

Nhiều người còn cho rằng, làm việc ở nhà khiến những nhiệm vụ chốn văn phòng dường như xâm chiếm đời sống cá nhân của họ, khiến họ không thế rảnh rang theo đuổi sở thích của mình như bình thường. Điều này đang ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc sống của những người này.

Bởi vậy, yếu tố sức khỏe (cả thể chất và tinh thần) luôn cần phải được chú trọng trong quá trình xây dựng văn hóa cho đội nhóm làm việc từ xa.

Đầu tiên, hãy cố gắng tổ chức những cuộc họp 1 -1 để kiểm tra tình trạng của mỗi nhân viên. Cùng ngồi xuống và thảo luận với họ những vấn đề đang xảy ra trong cuộc sống và công việc thường nhật, từ đó tìm những hướng giải quyết thỏa đáng. Đừng chậm trễ trong việc tìm tòi những khúc mắc của đội ngũ nhân viên này, bởi chỉ một thoáng bận tâm là họ đã có thể đưa ra quyết định nghỉ việc.

Tiếp đến, bạn cần luôn đảm bảo rằng công ty có những chương trình chăm sóc sức khỏe cụ thể cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa. Cụ thể nhất là bằng hình thức cung cấp các gói bảo hiểm y tế nâng cao kèm các buổi khám sức khỏe tập thể cho họ.

Cuối cùng, những chương trình team building là lựa chọn không tồi để cải thiện sức khỏe tâm lý nhân viên và gắn kết họ hơn với những đồng nghiệp làm việc nơi văn phòng. Định kỳ tiến hành hoạt động này sẽ giúp đội ngũ nhân sự làm việc từ xa có được những ngày nghỉ ngơi đích thực, nhờ vậy giảm tải áp lực từ công việc thường ngày trong cuộc sống của họ.

Tổng kết

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, nếu coi doanh nghiệp là một cỗ xe, thì văn hóa sẽ là bàn đạp và tay lái. Để cỗ xe tiếp tục lăn bánh đúng hướng, doanh nghiệp buộc phải xây dựng một văn hóa lành mạnh, thống nhất trong toàn thể công ty, từ các nhân viên truyền thống đến đội ngũ làm việc từ xa. Hi vọng qua bài viết dưới đây, bạn sẽ có thể triệt để xử lý vấn đề này.

Hellolaptrinh theo nguồn Base Resources